La produttività aziendale si aumenta con le cose semplici

Fai parte di un'azienda, sei un libero professionista o un blogger, la produttività interessa tutti e non puoi ignorarla quindi leggi con attenzione quello che sto per dirti in questo articolo.

Molto brevemente, la produttività aziendale può essere definita come

la quantità di risultati, oggetti, prodotti, eccetera che crei in un lasso di tempo.

Come misurare la produttività in generale

Se produci oggetti, può essere facilmente calcolata con la quantità di oggetti che hai completato (anche se poi ci sono altri fattori da tener presente). Ad esempio, in un'ora hai prodotto 3 oggetti, in 8 ore 24, in una settimana 120 e così via.

Invece, se la tua attività si basa su servizi offerti alla clientela, la cosa si complica un po' ma comunque l’efficienza è calcolabile con i risultati che dovresti raggiungere in un certo periodo, quindi l'unità di misura potrebbe essere il tempo, il fatturato per giorno, il numero di consulenze concluse, ecc.

Senza entrare nel merito di concetti più difficili, come gli indici di produttività, le tipologie di capacità coinvolte, la capacità effettiva o potenziale ed altro cerco di portare l’attenzione su un concetto molto semplice:

occorrono soluzioni semplici per aumentare la produttività in azienda.

 

La complessità ha un costo

La complessità fa perdere tempo e aumenta la possibilità di fare errori. Si perde un sacco di tempo (l’opposto dell'efficienza produttiva) anche nel ricercare sistemi complessi.

Ad esempio, hai notato quanto è aumentata la burocrazia e il numero di passaggi anche per procedure banali, mentre invece, con le tecnologie attuali dovrebbe essere tutto più facile?

Le soluzioni migliori (quasi sempre) sono le più semplici!

Dalle cose semplici si impara di più.

Chi lo dice?

La storia!

 

Il piccolo problema di PRIMA

Da quando l’uomo ha iniziato a lavorare ha sempre prestato molta attenzione alla produttività perché più risultati aveva col minor sforzo e minor tempo e meglio era.

Ad esempio, il contadino più riusciva a sfruttare il raccolto e più mangiava e sopravviveva.

Durante l’industrializzazione le cose non sono cambiate, anzi sono migliorate, perché era ancora più “semplice” calcolare, prevedere e trovare soluzioni tecniche per velocizzare il processo produttivo. Fin qui tutto bene...(o quasi).

 

Il GRANDE problema di adesso

In questi ultimi anni, si stanno riscontrando dei grandi abbassamenti della produzione e delle capacità produttive delle persone.

Parliamo di una vera e propria inefficienza lavorativa e scarsa qualità dei risultati raggiunti dai professionisti e dai dipendenti, sia aziendali che pubblici.

Le cause sono diverse, eccone alcune:

• più distrazioni
• minore preparazione tecnica
• scarsa preparazione sulla gestione del tempo
• poca attenzione all'ottimizzazione dei processi
• sbagliata gestione delle priorità
• aumento delle ore lavorative con la conseguente perdita di concentrazione
• inefficienza fisica e mentale (dipesa anche dalla sedentarietà e dalla cattiva alimentazione)
• eccesso di attività da svolgere

Ma fortunatamente ci sono delle soluzioni a tutto questo!

 

Piccole ma GENIALI soluzioni che non immagini nemmeno

Sempre dalla storia, prendiamo alcuni spunti per comprendere come semplici soluzioni hanno migliorato la produttività.

Ecco alcuni esempi:

1. Nessun orario e ferie illimitate, questa è stata la decisione presa, ad esempio, da Richard Branson, capo della Virgin, che ha reso liberi i suoi dipendenti dagli orari imposti, ore di permesso e giorni di ferie, perché crede che responsabilizzare e rendere più felici le persone che lavorano per lui, aumenti la produttività.
   Ha avuto ragione.
   In Italia per esempio, dove c’è ancora un forte e rigido controllo sull’orario lavorativo e non sui risultati raggiunti, il 60% dei dipendenti si lamenta di condizioni lavorative non favorevoli dipese anche da questi aspetti collegati alla libertà.
   
   
2. L’uso di un semplicissimo e banale post-it negli uffici, ha fatto aumentare la produttività dei dipendenti a pari merito di un nuovo e “rivoluzionario” prodotto per la gestione del tempo.
   
   
3. Il codice a barre, inventato negli anni ’70 ha aumentato la produttività grazie alla precisione dei dati, alla quantità di informazioni contenute in uno spazio limitato, alla riduzione drastica delle code nei negozi, per non parlare dei tempi di caricamento dimezzati (se non di più) dei magazzinieri di grandi e piccoli magazzini.
   
   
4. Dal 1837, quando fu creato, il primo telegrafo elettrico ha facilitato e velocizzato la vita dei giornalisti e delle comunicazioni in generale. Un’invenzione “banale”, formata da un filo e una trasmittente e una ricevente, ha cambiato il mondo.
   
   
5. Per investire sulla produttività futura, la Cina ha investito sulla preparazione scolastica e universitaria, aumentando, in pochi anni, il numero di laureati e la qualità dell’istruzione e delle scuole. Alla fine del ciclo di studi, i cinesi sono più preparati non solo sulle materie scolastiche ma su tutte le dinamiche che migliorano l’efficienza lavorativa e produttiva.

 

Sono le idee contro-intuitive e semplici che fanno la differenza.

Ora ti racconto un po' di me.

 

Il mio caso: come ho recuperato 6 ore a settimana

Può sembrare strano e assurdo per molti, ma io semplicemente aggiungendo un determinato TESTO all’interno delle mie email, ho risparmiato circa 6 ore a settimana.

La soluzione è così banale che molti non ci pensano, credono sia impossibile, non vogliono cambiare abitudini obsolete e continuano a perdere tempo, anzi sprecarlo.

I fatti hanno parlato chiaro: ho recuperato 6 ore in più per me, per il mio lavoro, per i miei hobbies.

Non ho comprato costosi macchinari, non ho inventato attrezzature da ingegnere aerospaziale ma fatto queste cose:

• ho inserito/scritto UN TESTO alle fine delle mie email che invitavano a contattarmi solo su appuntamento e in particolare giorni.
• ancor prima ho lavorato su di me per capire cosa esattamente mi faceva pardere tempo e interrompeva il mio flusso lavorativo.
• ho eliminato delle abitudini che mi facevano distrarre (es. tenere aperto sempre il programma di posta elettronica e avere il cellulare acceso)
• ho cambiato la mia mentalità sulla gestione del tempo. In pratica ho CAMBIATO IL MIO MODO DI PENSARE.

 

E’ questa la vera difficoltà: cambiare.

Non siamo abituati al cambiamento.

 

Cosa puoi fare ora che hai finito di leggere questo articolo?

1. per prima cosa rileggilo più volte per farti ispirare.
   
   
2. fermati ad analizzare in COSA e COME impieghi il tuo tempo nella tua giornata lavorativa e QUANTO impieghi per ciascuna attività
   
   
3. cerca di comprendere quali sono quelle attività che puoi eliminare, delegare o automatizzare
   
   
4. trova una soluzione, più semplice possibile, per velocizzare i processi che ti fanno impiegare più tempo
   
   
5. usa la fantasia, l’immaginazione: crea, sperimenta, esci dagli schemi
   
   
6. inizia col creare il tuo l’ufficio in questo modo
   
   
7. se ti è piaciuto, suggerisci questo articolo agli amici e ai colleghi che possono trovare utili queste informazioni

 

…e poi Oggi, Divertiti e Migliora!